Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING

1. ALGEMENE INLEIDING

De Ridderlijke Duitsche Orde, Balije van Utrecht (hierna: RDO) verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te beschermen, in overeenstemming met de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, namelijk de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming (AVG). RDO is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens van organisaties of individuen die een aanvraag tot hulp indienen. Als verwerkersverantwoordelijke verwerkt RDO deze persoonsgegevens om haar dienstverlening te kunnen realiseren. Via deze privacyverklaring waarborgt RDO dat u:

• geïnformeerd blijft over de verwerkingen van uw persoonsgegevens;
• de controle behoudt over de persoonsgegevens die RDO van u verwerkt;
• uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kan uitoefenen.
  
  

2.    WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WE OVER U?

Deze privacyverklaring geeft details over welke persoonsgegevens RDO verzamelt. In de context van een aanvraag tot hulp door een organisatie of individu bij RDO kunnen we verschillende categorieën van persoonsgegevens verzamelen, inclusief:

• Identificatiegegevens: bijvoorbeeld voor- en achternaam, geboortedatum en -plaats, geslacht en IP-adres (indien u onze website bezoekt);
• Contactgegevens: bijvoorbeeld adres, e-mailadres en telefoonnummer;
• Financiële gegevens: bijvoorbeeld recente bankafschriften van de laatste 3 maanden, bankrekeningnummer, salaris, uitgaven, gezinsinkomen, toelichting financiële situatie, overzicht van vermogen/schulden;
• Gezondheidsgegevens: bijvoorbeeld medische en paramedische kosten;
• Samenstelling van de familie: bijvoorbeeld burgerlijke staat, inwonende/uitwonende kinderen;
• Informatie over levensstijl: bijvoorbeeld kosten van sport, opleiding, elektronica, muziekinstrumenten.

RDO verzamelt enkel bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals bepaald in artikel 9 en 10 van de AVG) indien u hiervoor uitdrukkelijk toestemming geeft, of in zoverre dit wordt toegestaan door de wetgeving. Het betreft gegevens over uw gezondheid.

3.  WAAROM EN OP WELKE GROND VERWERKEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

RDO verwerkt enkel persoonsgegevens die adequaat, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is in het kader van de dienstverlening die wij aan u bieden. De voornaamste doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens zijn:

• Voor het beoordelen van verzoeken van individuen en organisaties om financiële ondersteuning en het inhoudelijk en financieel afhandelen daarvan;
• Contact met u op te kunnen nemen;
• Naleving van wet- en regelgeving, waaronder, maar niet beperkt tot het fiscaal recht, fraudebestrijding, nationaal en internationaal strafrecht;
• Werking van de website van RDO.

De wettelijke grondslagen waarop wij u gegevensverwerkingen baseren zijn dat deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst die wij met u hebben en om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Tevens verbindt RDO zich ertoe uw persoonsgegevens enkel te verwerken op een wijze die verenigbaar is met de doeleinden waarvoor de gegevens in eerste instantie werden verzameld. Indien RDO uw persoonsgegevens wil verwerken voor een ander doeleinde dan waarvoor de gegevens in eerste instantie werden verzameld, zullen we altijd uw expliciete toestemming vragen.

4. MET WIE DELEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

Eerst en vooral kunnen uw persoonsgegevens intern gedeeld worden voor de doeleinden zoals hierboven beschreven. Enkel de werknemers die de toegang effectief nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen toegang tot uw persoonsgegevens. Deze personen handelen onder toezicht van de verwerkingsverantwoordelijke.

Bovendien komt het voor dat we een beroep doen op derde partijen bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze leveranciers zullen verplicht worden de persoonsgegevens van onze medewerkers enkel te verwerken in overeenstemming met de gegeven instructies en op basis van verwerkersovereenkomsten waarin ze zich verbinden tot het hebben en onderhouden van passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen voor het beschermen van de persoonsgegevens. Ook kunnen wij persoonsgevens aan een overheidsinstantie verstrekken, wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

In geen gevallen verstrekken wij de persoonsgegevens die u aan ons verschaft aan landen buiten de EU of verhuren of verkopen wij u persoonsgegevens aan derden.

5.    HOE LANG BEWAREN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

RDO neemt passende maatregelen om te garanderen dat uw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk is voor de hierboven vermelde doeleinden. Indien u vragen heeft over de bewaartermijnen van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen via info@rdo.nl.

6.    WAT ZIJN UW RECHTEN EN HOE KUNT U DEZE UITOEFENEN?

Als betrokkene heeft u de mogelijkheid uw rechten zoals beschreven in de AVG uit te oefenen. Neem contact via info@rdo.nl om uw rechten uit te oefenen.

Recht op inzage

U heeft steeds recht op toegang tot en inzage van de persoonsgegevens (inclusief verwerkingsdoeleinden, categorieën van persoonsgegevens, verwachte bewaartermijnen) die RDO van u verwerkt.

Recht op rectificatie, verwijdering, beperking en bezwaar

U heeft het recht om foutieve persoonsgegevens te laten corrigeren of aan te vullen. Onder bepaalde omstandigheden heeft u het recht uw persoonsgegevens te laten verwijderen uit onze bestanden. Daarnaast heeft u ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om te vragen of de verwerkingen beperkt kunnen worden. Houd er echter wel rekening mee dat in bepaalde gevallen de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de vervulling van contractuele verplichtingen. In dat geval zal het vervullen van die verplichtingen steeds voorgaan op uw recht tot bezwaar, beperking of verwijdering. Om deze reden zal RDO steeds per vraag evalueren of er aan het verzoek voldaan kan worden.

Recht op overdracht van gegevens

U heeft het recht om uw persoonsgegevens die door RDO zijn verwerkt te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm en/of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Recht om een klacht in te dienen

Indien u op enig moment van mening ben dat RDO een inbreuk maakt op uw privacy, heeft u steeds het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthoudende autoriteit:

Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
Tel: +31 088 – 1805 250
E-mail: info@autoriteitpersoonsgegevens.nl

7.    HOE BESCHERMEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

RDO verwerkt dagelijks veel persoonsgegevens van betrokkenen. Om deze gegevens te beschermen op het gebied van integriteit, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid, erkennen wij onze verantwoordelijkheid om een passend beveiligingsniveau te voorzien voor de informatie die u verstrekt. Om die reden hebben we verschillende maatregelen geïmplementeerd om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, wijziging, toevallige of onwettige vernietiging, ongeoorloofde verstrekking van of toegang tot de persoonsgegevens.

Hieronder kan u een niet-exhaustieve lijst terugvinden van onze beveiligingsmaatregelen:

• Wij hechten waarde aan het vergroten van de privacy awareness van onze medewerkers, zodat zij zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan. Dit doen wij door het nemen van organisatorische maatregelen zoals het organiseren van trainingen en voorlichting voor alle werknemers;
• Ook treffen wij technische maatregelen, zoals het beperken van de toegangsrechten tot onze informatiesystemen (alleen medewerkers die persoonsgegevens dienen te verwerken voor de uitoefening van hun taken, hebben toegang tot deze gegevens), wachtwoordbeveiliging en firewalls en encryptie.
  
  

8.    AANPASSINGEN

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 1 november 2021 en kan van tijd tot tijd gewijzigd worden. Dit gebeurt steeds in overeenstemming met de AVG en andere privacyreglementering en -wetgeving. Wanneer we aanpassingen doen in de inhoud van deze verklaring, passen we de laatst gewijzigde van deze verklaring aan.

9.    CONTACTINFORMATIE

Indien u vragen heeft over de inhoud van deze verklaring, de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten met betrekking tot de gegevens verwerkt door RDO, dan kan u contact opnemen via info@rdo.nl.